Mit dem Wachstumschancengesetz wurde eine gesetzliche Regelung zur verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich geschaffen. Im ersten Schritt sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können.
Digitalisierung ist mittlerweile eine Notwendigkeit für Unternehmen geworden. Die elektronische Rechnungsabwicklung ist dabei ein wichtiger Baustein und eine große Chance: Prozesse können deutlich vereinfacht und durch den Wegfall manueller Prozesse Zeitressourcen eingespart werden.
FAQ
Laut neuer Definiton in § 14 Abs. 1 UstG ist eine elektronische Rechnung nicht nur eine digitale Rechnung wie z.B. eine PDF-Datei, sondern die E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten.
Die E-Rechnung muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Zwei verschiedene Formate sind aktuell gängig:
- ZUGFeRD: Hybride Daten, in der Regel ein PDF mit eingebettetem XML -> kann ohne Software gelesen werden
- XRechnung: enthält nur strukturierte Daten -> benötigt Software zum Lesen
Grundsätzlich müssen alle Rechnungen, die der EN 16931 entsprechen, verarbeitet werden können. Dies sollte die Software abdecken können.
Folgende Fristen müssen beachtet werden:
- Ab 1. Januar 2025 müssen im B2B-Bereich alle Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen empfangen zu können.
- Bis Dezember 2026 dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Bis Dezember 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 € noch Papier- und sonstige Rechnungen versenden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden und empfangen.
D.h. beim Rechnungseingang gibt es keine Schonfrist!
Ausnahmeregelungen gelten nur für:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto
- Fahrscheine
- E-Mail-Adresse einrichten, um E-Rechnungen empfangen zu können
- Nutzung einer Software, um E-Rechnungen lesen zu können (es gibt auch kostenfreie Online-Viewer)
- Elektronische Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren. Ausdrucken und im Ordner ablegen ist nicht zulässig!
- Ab 01.01.2028 ist eine Software notwendig, um E-Rechnungen erstellen, versenden und lesen zu können.
- Sinnvoll ist es, den ganzen Prozess zu digitalisieren und ein durchgängiges Dokumentenmanagementsystem zu verwenden.
E-Rechnungen können auf vielfältige Weise übermittelt werden:
- per E-Mail
- über Web-Portale
- durch direkte Integration in ERP-Systeme
- über E-Invoicing-Netzwerke (z.B. Peppol)
- mit Hilfe cloudbasierter Lösungen
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische Unternehmen.
Diese reiht sich ein in EU-weite Planungen. Dort ist mit ViDA ähnliches ab 2030 geplant. Darin wird auch das Meldeverfahren enthalten sein. Diese Regelungen werden für Unternehmen gelten, die grenzüberschreitend im EU-Raum tätig sind. Innerhalb Deutschlands gelten weiterhin die oben beschriebenen Regelungen.
Weitere Informationen zur E-Rechnung sind auf der Website der IHK München und Oberbayern unter:
events.ihk-muenchen.de/e-rechnung
E-Rechnungsplattform der DATEV:
